販売管理をExcelで行っていて、入力ミスや属人化に悩んでいませんか?販売管理システムを導入すれば、見積もりから請求までの一連のフローを自動化し、業務をぐっと効率化できます。
特にクラウド型は、中小企業でも導入しやすくおすすめです。この記事では、販売管理システムの選び方から、無料プランを含むおすすめのシステムまでを徹底比較。この記事を参考に、自社にぴったりのシステムを見つけましょう。
販売管理が持つ課題
多くの企業が販売管理において、属人化やヒューマンエラーといった共通の課題を抱えています。
例えば、Excelでの手作業による管理では、以下のような問題が起こりがちです。
- ヒューマンエラーの発生: 手作業による入力ミスや計算間違いが起こりやすい
- 業務の属人化: 特定の担当者しか業務フローを把握できず、不在時に業務が滞るリスクがある
- 機会損失: リアルタイムの在庫管理が難しく、欠品による販売機会の損失につながることがある
これらの課題は、企業の成長を妨げる要因となりえます。
販売管理システムとは
販売管理システムとは、見積もり、受注、売上、請求、入金といった一連の販売活動を、一元的に管理するためのツールです。
これまで手作業やExcelで行っていた業務をシステム化することで、データ入力の二度手間や転記ミスをなくし、業務効率を大幅に向上させます。
また、蓄積された販売データを分析し、経営判断に活かすことも可能です。近年では、インターネット経由で利用できるクラウド型のシステムが主流で、中小企業でも手軽に導入できるようになりました。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入するメリットは、主に以下の3つです。
- 業務効率化
請求書発行などの定型業務を自動化することで、担当者の作業負担を軽減。空いた時間をより創造的な業務に充てられます。 - 情報の一元管理
販売に関するすべての情報がシステムに集約されるため、部署間での情報共有がスムーズになり、誰でもリアルタイムで状況を把握できます。 - 経営判断の迅速化
正確なデータに基づいた迅速な経営判断が可能になります。
販売管理システムを導入するデメリットと対策
販売管理システムの導入にはデメリットも存在しますが、事前に対策を立てることで影響を最小限に抑えられます。
- 導入・運用コスト
無料プランや低価格で始められるクラウド型のシステムを選び、自社の規模に合ったパッケージを検討しましょう。 - 社内定着までの時間と手間
導入前に社内で説明会を開いたり、操作がかんたんでサポート体制が充実しているシステムを選んだりすることで、スムーズな移行をサポートできます。
販売管理システムを計画的に導入することが、デメリットを最小限に抑える鍵になります。
販売管理システム導入が向いている企業の特徴
販売管理システムの導入は、特に以下のような課題を抱えている企業におすすめです。
- Excelでのデータ管理に限界を感じている
- 手作業による入力ミスが頻発している
- 担当者によって管理方法が異なり、情報が統一されていない
- 複数の拠点間でリアルタイムに在庫情報を共有したい(卸売業・小売業など)
- 事業が拡大し、扱うデータ量が増えてきた
販売管理システムの種類
販売管理システムは、企業の規模や業種に合わせて、大きく3つの種類に分けられます。それぞれの特徴を以下の表にまとめました。
| 項目 | 汎用型 | 業種特化型 | 小規模型 |
|---|---|---|---|
| 対象企業 | 幅広い業界 | 特定の業界 | 中小企業・個人事業主 |
| 特徴 | 基本機能を網羅 | 業界特有の機能が充実 | 基本機能に特化 |
| カスタマイズ性 | 高 | 低 | 低〜中 |
| コスト | 中〜高 | 高 | 低 |
| メリット | 多くの業務に対応可能 | 専門的な業務を効率化 | スモールスタート可能 |
| 注意点 | 業界特有の業務に非対応な場合も | 他業種への応用が難しい | 機能が限定的 |
販売管理システムの基本機能
販売管理システムには、日々の業務をスムーズに進めるための便利な機能が数多く搭載されています。
ここでは、その中でも特に中心的となる「販売管理」「購買管理」「在庫管理」の3つの基本機能について解説します。
販売管理
販売管理は、見積書作成から受注登録、売上計上、請求書発行、入金管理まで、商品やサービスを販売する一連のプロセスを管理する機能です。
この機能を使えば、見積書の内容をそのまま受注伝票に引き継いだり、売上データから自動で請求書を作成したりできます。
これにより、手作業による転記ミスを防ぎ、請求漏れなどのリスクを低減。販売業務の正確性とスピードを向上させる、システムの中核を担う機能です。
購買管理
購買管理は、商品の仕入れに関する業務を管理する機能です。具体的には、仕入先への発注、入荷した商品の検品、仕入計上、支払管理などが含まれます。
過去の購買履歴をデータとして蓄積できるため、仕入先ごとの取引状況をかんたんに把握したり、発注業務を効率化したりすることが可能に。
どの商品を、いつ、どこから、いくらで仕入れたかを正確に管理することで、適正な購買活動をサポートします。
在庫管理
在庫管理は、商品の入庫から出庫までを記録し、倉庫にある在庫の数量をリアルタイムで管理する機能です。
販売管理機能と連携し、商品が売れると自動で在庫数が更新されるため、常に正確な在庫状況を把握できます。
これにより、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫による保管コストの増大を防ぐことが可能になります。特に、商品を扱う卸売業や小売業にとっては、キャッシュフローを改善するためにも不可欠な機能といえるでしょう。
販売管理システムの選び方
自社にぴったりの販売管理システムを導入するためには、いくつかのポイントを押さえて選ぶことが重要です。システム選びで失敗しないための5つの視点を紹介します。
- 自社に合った販売管理システムの選定が重要
- 必要な機能の有無を確認して選定する
- 事業規模や予算に合わせたシステムを選ぶ
- サポート体制の充実度も選定基準となる
- クラウド型とソフトウェア型から提供形態を選ぶ
これらのポイントを参考に、自社の課題を解決できるシステムをじっくり比較検討しましょう。以下で詳しく解説します。
自社に合った種類を選ぶ
まずは、自社の業種や事業フェーズに合ったシステムの種類を選ぶことが大切です。
例えば、業界特有の商習慣がある卸売業なら「業種特化型」、幅広い業務に標準的に対応したいなら「汎用型」、コストを抑えて始めたい中小企業なら「小規模型」が適しています。
最初の段階で自社に合わないタイプを選ぶと、導入後に業務がうまく回らない原因にもなりかねません。自社の状況を整理し、最適な種類を見極めましょう。
自社に必要な機能で選ぶ
次に、自社の課題解決に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。多機能なシステムは魅力的ですが、使わない機能が多ければその分コストが無駄になってしまいます。
例えば「在庫管理を徹底したい」という課題があるなら、在庫管理機能が充実しているシステムを選ぶべきです。
「何のためにシステムを導入するのか」という目的を明確にし、その目的を達成するために必要な機能をリストアップしてみるのがおすすめです。
自社の業務規模・予算で選ぶ
現在の事業規模と、かけられる予算も重要な選定基準です。特に中小企業の場合、初期費用や月額費用を抑えられるクラウド型の販売管理システムが人気。
多くのサービスでは、利用するユーザー数やデータ量によって料金プランが分かれています。
将来的な事業拡大の可能性も考慮し、規模の拡張に柔軟に対応できるシステムや料金プランを選ぶと、長期的に安心して利用できます。
サポート体制の充実度で選ぶ
初めて販売管理システムを導入する場合、サポート体制の充実度は非常に重要です。
導入時の設定支援や、操作方法がわからないときの問い合わせ窓口(電話、メール、チャットなど)、オンラインマニュアルの有無などを事前に確認しておきましょう。
スムーズに導入し、社内に定着させるためには、手厚いサポートが心強い味方になります。無料トライアル期間中に、サポートの対応品質を確かめてみるのもよい方法です。
クラウド型かソフトウェア型かを選ぶ
システムの提供形態には、「クラウド型」と「ソフトウェア型(パッケージ型)」があります。
それぞれの特徴は以下の通りです。近年の主流はクラウド型ですが、自社の働き方や方針に合わせて選びましょう。
| 項目 | クラウド型 | ソフトウェア型(パッケージ型) |
|---|---|---|
| 提供方法 | インターネット経由 | 自社サーバーにインストール |
| 初期費用 | 低(無料の場合も) | 高 |
| 導入の手軽さ | ◎ 手軽 | △ 専門知識が必要 |
| 法改正対応 | 自動更新 | 手動対応の場合あり |
| カスタマイズ性 | 低〜中 | 高 |
| おすすめの企業 | 中小企業、スタートアップ | 大企業、セキュリティ要件が厳しい企業 |
販売管理特化型|販売管理システムのおすすめ7選
ここでは、特に販売管理機能を搭載しているおすすめのシステムを7選でご紹介します。
特に導入しやすいクラウド型を中心に、各システムの特徴やサポート体制などを比較検討できるよう一覧にまとめました。自社に最適なシステムを見つけるための参考にしてください。
多機能型|販売管理システムのおすすめ13選
続いて、「販売管理」「購買管理」「在庫管理」の3つの基本機能を含む、販売管理システムのおすすめを13選でご紹介します。
幅広い機能を求めているなら、ぜひこちらのランキングを参考にしてください。
販売管理システムを導入するときの注意点
いざ販売管理システムを導入すると決めても、導入するにあたって気をつけるべきことがあるのか不安な人も多いはず。
販売管理システムを導入する際は、以下の3つの点に注意しましょう。
- ◼︎導入目的を明確にし、社内で共有する
「業務を効率化する」「データを経営に活かす」など、ゴールをはっきりさせましょう。 - ◼︎推進体制を構築する
導入プロジェクトの責任者を決め、関連部署と連携して進める体制をつくることが重要です。一部の部署だけで話を進めると、現場の業務に合わず使われないシステムになってしまう恐れがあります。 - ◼︎費用対効果を事前に試算する
導入にかかるコストと、それによって得られる効果を事前に見積もっておきましょう。
販売管理システムによくある質問
最後に、販売管理システムを検討する際によくある質問とその回答をまとめました。システム導入に関する疑問や不安を解消し、よりスムーズな意思決定の助けになれば幸いです。
販売管理システムとERPの違いとは?
販売管理システムとERP(統合基幹業務システム)は、管理する業務の範囲が異なります。それぞれの違いを簡単にまとめると、以下のようになります。
項目 販売管理システム ERP(統合基幹業務システム) 管理範囲 販売・購買・在庫など販売関連業務 会計・人事・生産など企業全体の基幹業務 目的 販売業務の効率化 全社的な情報連携・経営の最適化 位置づけ 専門特化型システム 統合型システム(販売管理機能を含む) - まずは販売業務から効率化したい場合は販売管理システム、全社的な情報連携を目指すならERPが選択肢となるでしょう。
販売管理システムの費用相場は?
- 販売管理システムの費用は、提供形態や機能、利用規模によって大きく異なります。
クラウド型とソフトウェア型(パッケージ型)の費用相場は以下の通りです。項目 クラウド型 ソフトウェア型(パッケージ型) 初期費用 無料〜数十万円 数十万円〜数百万円 月額費用 数千円〜数万円 なし(別途、保守費用が必要な場合も)
業界別に販売管理システムを導入する注意点とは?
- 業界ごとに特有の商習慣があるため、システムがそれに対応できるかの確認は必須です。
特に注意すべき点の例を以下に挙げます。- 卸売業: 得意先ごとの複雑な価格設定(掛け率)や、ロット管理機能に対応しているか
- 小売業: POSレジとのデータ連携がスムーズに行えるか
- 無形サービス業: プロジェクト単位での原価管理や、サブスクリプションのような定期請求に対応できるか
自社の業界に特化したシステムを選ぶか、汎用型でも必要な機能が備わっているかを見極めましょう。
まとめ
販売管理システムは、日々の煩雑な業務から解放され、より戦略的な業務に集中するための強力なツールです。Excel管理の限界を感じているなら、導入を検討する価値は十分にあります。
この記事で紹介した選び方のポイントを参考に、自社の業種や規模、課題に合ったシステムを選びましょう。
多くのシステムには無料トライアル期間が設けられています。まずは実際に触れてみて、操作感や機能を確かめながら、自社の未来を支える最適なシステムを見つけてください。
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